Sistematización de experiencias de la gestión administrativa para fortalecer la satisfacción del usuario y el desempeño laboral en la Notaría Cuarta del cantón Manta.

Abstract

La presente sistematización de experiencia, consistió en analizar el desempeño de la Notaría Pública Cuarta de Manta, dicha institución es integrante del sistema judicial cuyo propósito fundamental es garantizar la legalidad a través de sus servicios. El estudio actuante, como principal desafío, identificó la ausencia de procedimientos administrativos formales, una estructura organizativa claramente definida, descripciones específicas de roles y un manual de procedimientos. Esta carencia incrementa la dependencia del conocimiento empírico del personal, lo que limita la consistencia en la ejecución de tareas, la transferencia de conocimientos y el desarrollo del rendimiento laboral. En consecuencia, el objetivo principal consistió en partir de la recopilación de experiencias, formular una propuesta orientada a mejorar la satisfacción del cliente y el desempeño institucional en el cantón de Manta. Para ello, se establecieron tres metas específicas: analizar la situación administrativa actual mediante un análisis FODA; actualizar la filosofía institucional a través de la formulación de misión, visión y valores; y elaborar un documento que organice los procesos administrativos vinculados al registro. La metodología utilizada fue de carácter cualitativo y descriptivo, con un diseño transversal y no experimental. Se aplicaron grupos focales con el personal administrativo, observación participativa y una entrevista semiestructurada al notario titular. Los datos obtenidos fueron transcritos, codificados, organizados en matrices de análisis y sometidos a triangulación para fortalecer la interpretación crítica de la experiencia. Los resultados arrojaron como evidencia que la notaría brinda un servicio eficiente y eficaz, la cual es valorada positivamente por los usuarios; sin embargo, el funcionamiento de la notaria depende en gran parte de la experiencia del personal y para esto carece de herramientas técnicas las cuales ayudarían a formalizar procedimientos, delimitar responsabilidades y resguardar el conocimiento institucional. A partir de estos hallazgos, se diseñó una propuesta de gestión que contempla la definición de la identidad institucional (misión, visión y valores), un organigrama funcional, descripciones de puestos y un manual de procesos administrativos con diagramas operativos. Esta propuesta ayuda a fortalecer la gestión administrativa, conservar el conocimiento institucional, mantener la calidad y la continuidad eficiente del servicio notarial y conservar el conocimiento institucional.