Sistema de gestión documental para optimizar los procesos en la administración pública en la unidad educativa Jorge Jeremy Cantos Cedeño, año 2024.

Abstract

El presente estudio de caso se desarrolló en la Unidad Educativa Jorge Jeremy Cantos Cedeño durante el año 2024, con el objetivo de proponer un Sistema de Gestión Documental (SGD) normado y automatizado para optimizar los procesos administrativos y salvaguardar la memoria institucional. El diagnóstico identificó deficiencias críticas en la gestión de la información, incluyendo la saturación por acumulación física, la pérdida de expedientes por factores ambientales, vulnerabilidad jurídica, el uso de canales informales (WhatsApp) debido a plazos ministeriales urgentes y una infraestructura de hardware obsoleta. La metodología aplicada fue cualitativa, de diseño no experimental, bajo una modalidad de estudio de caso con alcance descriptivo y de campo. Se seleccionó una muestra intencional de tres funcionarios clave, recolectando datos mediante revisión documental, entrevistas semiestructuradas y observación directa. Los resultados revelaron una alta dispersión metodológica y precariedad tecnológica; no obstante, se constató una óptima factibilidad humana y apertura cultural del personal hacia el cambio organizacional. En consecuencia, se diseñó una propuesta técnica de SGD centralizado en la nube, con lineamientos metodológicos y una taxonomía digital estructurada. Este trabajo sirve como referente teórico-práctico de modernización y madurez digital para instituciones de educación media que afronten brechas operativas y de seguridad de la información similares.