Establecimiento de política de gestión de información.

Abstract

La presente investigación se desarrolló en el departamento contable del Hotel Cabañas Balandra S.A., con el propósito de establecer una política de gestión de la información que oriente el manejo de los documentos y registros utilizados en sus procesos internos. El estudio parte de la necesidad de contar con criterios formales para organizar, consultar, conservar y controlar la información que respalda las actividades contables, administrativas y tributarias de la organización. Para ello, se analizó la forma en que actualmente se gestionan los documentos del área, así como las debilidades y riesgos que pueden generarse cuando las prácticas dependen principalmente de la experiencia del personal y no de una referencia interna definida. La investigación se abordó desde un enfoque cualitativo, bajo el diseño de estudio de caso. Para la recolección de información se aplicó técnicas como la observación directa, la entrevista semiestructurada y la revisión documental, dirigidas a conocer las prácticas desarrolladas en el departamento contable. Los datos obtenidos permitieron identificar que el área utiliza medios físicos y digitales para conservar sus registros, aplica criterios internos de clasificación y mantiene ciertos niveles de acceso según las funciones del personal. Sin embargo, también se evidenció la necesidad de fortalecer la distribución de responsabilidades, el seguimiento documental, los respaldos y la actualización de procedimientos frente a cambios operativos o tributarios. Como resultado, se elaboró una propuesta orientada a establecer pautas sobre acceso, uso autorizado, conservación, respaldo, responsabilidades y revisión periódica de los registros. Esta propuesta busca aportar una herramienta práctica para mejorar la organización del trabajo documental, reducir ambigüedades en el tratamiento de la información y favorecer una gestión más segura y coherente con las necesidades del departamento contable.