Sistema de información documental para la gestión académica en la Uleam Extensión el Carmen.

Abstract

El presente documento expone un proyecto integrador orientado al desarrollo de un Sistema de Información Documental (SID) para la gestión académica en la Universidad Laica “Eloy Alfaro” de Manabí (ULEAM), Extensión El Carmen, el cual surge tras identificar deficiencias críticas en la administración de archivos, como la dispersión de información en múltiples plataformas, retrasos en procesos esenciales por la ausencia de un sistema centralizado y riesgos de seguridad que ponían en peligro los documentos al exponerlos a pérdidas accidentales o accesos no autorizados; para sustentar la propuesta se aplicó un marco investigativo que combinó la revisión bibliográfica con el estudio de campo, utilizando métodos analíticos e inductivo-deductivos, y mediante encuestas y entrevistas a docentes y personal administrativo se evidenció que los procesos manuales resultaban lentos, propensos a errores y sin trazabilidad, lo que motivó la creación de la plataforma web SIDULEAM, una herramienta que automatiza la generación de carpetas por comisiones, el seguimiento del estado de los documentos (pendientes, en revisión, aprobados) y la gestión de los periodos académicos, cuyos resultados muestran una mejora significativa en la eficiencia institucional al reducir en un 86,15% el tiempo total de gestión documental por periodo académico, consolidando así un modelo de administración que no solo centraliza y digitaliza la información para facilitar la toma de decisiones, sino que también refuerza la seguridad y la transparencia, alineándose con las demandas tecnológicas actuales de la educación superior.